LÆSETID: 5 minutes
Gør din mail klar til ferie med et personligt autosvar
Du er lige ved at klappe computeren. Klokken er fem minutter i ferie. Og så slår det dig:
Fuck! Autosvar ...
Og du har helt ret. Når mailen skal lukkes ned for en tid, mens du slubrer rosé (eller holder i kø ved Hamborg), kan det være en smaddergod idé at klæde mailen på med et godt autosvar.
Ikke kun for at hjælpe dem, der sender dig mails, mens du er væk.
Også for din egen skyld.
Men hvad skal sådan et ferieautosvar egentlig indeholde? Må det være sjovt – eller skal vi bare holde det kort og informativt? Og hvordan kunne det for eksempel se ud i praksis?
Lad os dyppe feriefusserne i dét, inden du drager afsted.
Skal man have et autosvar?
Næh, der er vel ikke noget, man skal, som Anders Matthesen siger.
Men der er valg og konsekvenser.
Konsekvensen ved ikke at have et autosvar kan f.eks. være, at:
- du kommer til at svare manuelt, når du sniger dig ind og tjekker mail i løbet af ferien (det tager jo kun et øjeblik, og så skal den i den anden ende ikke vente tre uger med at komme videre …)
- du får opkald fra ventende kolleger, kunder eller samarbejdspartnere, som undrer sig over, at du ikke svarer på deres mail(s)
- du møder ind til et Mount Outlook af ”Har du set min mail????” efter din ferie (og ved dét syn trænger du allerede til en ny).
Hvad skal dit ferieautosvar indeholde?
Et godt autosvar er flinkt, kort, præcist og informerende. Derudover kan du – hvis det passer til dig, din virksomhed og din typiske mailafsender – give det et personligt pift.
Det skal som minimum give modtageren svar på disse tre spørgsmål:
- I hvilken periode er du væk?
- Hvornår kan man forvente svar fra dig?
- Hvem kan man kontakte i dit fravær?
Dit autosvar kan være både venligt, opfindsomt og morsomt. Men hvis det ikke svarer på de informationer, man har allermest brug for, er det ikke sikkert, modtageren er specielt imponeret.
Din skabelonen kan se sådan her ud:
- Tak for din mail
- Årsagen til, at du er fraværende
- Datoer for, hvor længe du er fraværende, og gerne, hvornår man kan forvente svar
- Hvem man skal kontakte, hvis man ikke kan vente
- Hilsen og navn.
Hvordan pakker du dit mail-autosvar ind?
Nogle foretrækker et mail-autosvar, der er helt ind til benet:
OOO – dato – kontaktperson i dit fravær.
Andre værdsætter finurlige sprogblomster og morsomme feriedetaljer.
Som med al kommunikation handler det om først og fremmest at tænke på modtageren og dennes ståsted, når han eller hun får dit autosvar.
Derudover skal du selvfølgelig overveje, om det passer til dig, dit ansættelsessted og det, I beskæftiger jer med. Arbejder I med mere seriøse, alvorlige eller sårbare anliggender, kan et kækt autosvar virke lidt ude af sync.
Omvendt: Har I en uformel, personlig tone, og arbejder I med mere ufarlige felter – så kan dit atypiske autosvar være det, der giver mailsenderen et tiltrængt latterudbrud eller smil på læben – og bidrager til en mere personlig og nærværende relation, når du er tilbage.
Må dit autosvar være sjovt?
Ja – hvis det passer til det, nørder som mig kalder ”kommunikationssituationen”.
Afsender. Modtager. Budskab.
Igen: Prøv at sætte dig ved din modtagerens skrivebord.
Send en (hypotetisk) mail, og forestil dig, du får dit humoristiske autosvar retur.
Hvordan føles det? Giver det mening? Eller er vedkommende helt ærligt bedre tjent med et ultrakort og effektivt OOO + datoer + kontaktperson?
Mærk efter – eller prøv! Måske får du konstruktiv feedback til en anden god ferie – hvad end den er positiv eller negativ.
Eksempler på autosvar
Så langt, så godt.
Lad os tage nogle eksempler på autosvar, som du kan låne kvit og frit.
Autosvar uden dikkedarer
Emne: Jeg holder ferie
Indhold:
Tak for din mail.
Jeg er på ferie fra XX/X til XX/X, men vender tilbage, så snart jeg er på min plads igen.
Har du brug for hjælp inden da, er du velkommen til at kontakte [Kollega Kollegasen] på [mailadresse].
Bedste sommerhilsner
[Dit Navn]
Sjove(re) eksempler på autosvar
Emne: Jeg holder ferie
Indhold:
Tak for din mail.
Jeg ville elske at svare dig, men wi-fi’en er elendig her fra Gaustatoppen i Norge. Udsigten er til gengæld ret formidabel.
Jeg er tilbage den XX/X og svarer dig, så snart koffeinen har gjort sin del af arbejdet.
Er det en haster, kan du tage fat i [Kollega Kollegasen] på [mailadresse].
Bedste sommerhilsner
[Dit Navn]
Emne: Det er ikke dig …
… Det er de italienske amarones og lyden af glade børn, der plasker i poolen, som er lidt svær at slippe lige nu (uden at spilde).
Men tak for din mail.
Jeg er tilbage den XX/X og svarer dig derefter så hurtigt, jeg kan.
Haster det lidt for meget til dét, kan du tage fat i [Kollega Kollegasen] på [mailadresse].
Venlig hilsen
[Dit Navn]
Emne: Hej - du har ramt [dit navn]s autosvar
Nå, for søren – jeg er tilsyneladende på ferie.
Godt for mig!
Lidt Donnerwetter for dig.
Men prøvliåhørher:
Jeg er tilbage den XX/X – og kan du ikke vente, sidder [Kollega Kollegasen] på [mailadresse] alligevel sveder på kontoret hele sommeren.
Venligste hilsner
[Dit Navn]
Brug for hjælp til sommerlækkert autosvar?
Har du brug for en kreativ skrivehånd til dit autosvar – eller andre kommunikative kunstner?
Så er du velkommen til at række ud til mig her.
Den lille guide, der hjælper dig med at
undgå de største fejl
i din tekst
Lær, hvordan du selv spotter de største sprogfejl i din tekst, før din læser snubler over dem.
Det koster kun din mailadresse. Tilmeld dig her – så lander minikurset i din indbakke om lidt.
Du siger samtidig ja-ja til mit nyhedsbrev. Bare rolig. Ingen larm, møgfif og migmigmig-tekster. Kun sprøde fif, gode tilbud og info om kurser, der gør dine ord endnu skarpere.